Sinds de aanslagen in ons land begin maart is er reeds veel geschreven en gezegd over het effect ervan op evenementen. Deze gebeurtenissen hebben dan ook een zware invloed op onze sector. Allerlei congressen, beurzen en evenementen werden getroffen. Om meer duidelijkheid te scheppen over de impact van terrorisme op de live sector en positief naar de toekomst te kijken, organiseerde het Expert Center Event Marketing van de ACC Belgium, de vereniging van Belgische communicatiebureaus, vorige week een rondetafelgesprek met allerlei interessante sprekers. Belangrijke kwesties zoals veiligheid, verzekering en communicatie stonden op het programma. Onze voorzitter, Frédéric François was aanwezig om er zijn licht op te steken.
Cruciaal bij het luik Veiligheid is de noodzaak van een veiligheidsplan. Onder meer Donald Goedheid en Thierry Van Keirsbilck, respectievelijk preventieadviseur en veiligheidsexpert, hameren erop dat elke eventorganisator zijn event in kaart moet brengen, met de risico’s en de maatregelen die genomen worden. Helaas bestaat er geen standaard template van hoe een degelijk veiligheidsplan eruit moet zien aangezien dit afhangt van vele factoren. Zo hebben gemeentes en steden hun specifieke eisen, zijn er verschillen op het niveau van het type event, het aantal bezoekers enzoverder. Aangezien dit maatwerk is, zit men best steeds met een expert aan tafel.
Bij het topic Verzekering blijkt “overmacht” een sleutelbegrip. Heeft de organisator de effectieve mogelijkheid om het event te organiseren? Ook wie het event geannuleerd heeft zal een bepalende factor spelen voor de verzekering. Het al of niet hebben van een degelijk veiligheidsplan heeft ook een invloed op de verzekeringspremie.
In de communicatie, en specifieker de Crisiscommunicatie, dient met drie verschillende fases te onderscheiden:
- We care: we zijn begaan met ieders veiligheid
- We think: we denken na over hoe het event op een veilige manier (opnieuw) georganiseerd kan worden
- We act: we komen met een (nieuw) evenement
Communiceer in deze drie etappes naar de belanghebbenden (bezoekers, exposanten, sprekers,…).
#WeLoveLive
In het kader van de uitreiking van de BEA Awards werd eveneens de social media campagne #WeLoveLive gelanceerd. Deze campagne roept iedereen op om via de verschillende sociale media foto’s en video’s te delen van hun live belevingen en de hashtag #WeLoveLive te gebruiken. Het doel is zo een sterke community te vormen van mensen die meer dan ooit geloven in de kracht van live ontmoetingen en publieke samenkomsten en niet toegeven aan angst of wantrouwen.
“Ook wij willen graag onze leden oproepen om hun live belevingen te delen met de hashtag #WeLoveLive,” aldus Frédéric François. “We blijven overtuigd van de kracht van Live Communication en moeten positief naar de toekomst kijken.”
Wie verdere vragen heeft of meer informatie wenst, kan ons ook steeds bereiken!