Are you ready for the future?

Febelux was aanwezig op de UFI European Conference 2017 (Open Seminar Europe) van 10 t.e.m. 12 mei in Keulen (Duitsland). Twee sessies trokken extra onze aandacht; de sessie “ “It’s time to keep the competitiveness” door Denzil Rankine, Executive Chairman van AMR International (UK) en “It’s time to evolve”, gegeven door de mensen van Future Meeting Space en Suntec Singapore. In dit artikel delen we graag hun bevindingen met u.

Het format van beurzen, congressen, meetings en evenementen zal evolueren in de toekomst. Tevens moeten de spelers in de Europese sector (met nadruk op de venues en organisatoren) moeten zich voorbereiden en beginnen handelen om hun huidige positie te behouden, herwinnen of uit te breiden in een hardere globale competitie. Hoe kan men best met al deze veranderingen omgaan? AMR International, Future Meeting Space en Suntec Singapore bekeken samen met ons de huidige situatie en gaven ideeën voor de toekomst, gaande van corporate structuren en digitale veranderingen tot de toekomstige noden van bezoekers en participanten tot globale ontwikkelingen.

Uit onderzoek blijkt dat de budgetten voor corporate events tussen 2015 en 2020 met 12% zullen stijgen, stelt Denzil Rankine. Dit kwam ook al aan het licht in het artikel van The Oval Office. Dit betekent dat er een enorme opportuniteit voor onze sector aan onze voeten ligt. Het is van groot belang dat we ons relevant maken en promotie maken voor onze industrie. Rankine vervolgt zijn pleidooi met het proces van veranderingen waar de beurzen, congres en eventsector op dit moment doorgaat:

  • De industrie komt in een rijpingsfase terecht. De voorspelde groei van onze sector komt overeen met het BNP (bruto nationaal product) van elk land in kwestie
  • Bezoekers worden veeleisender: naarmate hun keuzes stijgen, neemt hun bezoektijd af. Het engagement van bezoekers neemt af na verloop van tijd (aantal bezoeken)
  • Vooruitdenkende spelers bekijken hoe men zich moet aanpassen en structureren in het licht van nieuwe uitdagingen en hoe ze opportuniteiten kunnen en moeten gebruiken
  • Data en digitalisering hebben het potentieel om belangrijke facilitators te zijn

 

 

De sector komt voor een nieuwe set van fundamentele organisatorische principes te staan:

  • Event directors moeten in staat zijn om de strategie van hun evenementen te “bezitten”
  • Innovatie moet een constante zijn
  • Marketing moet in het hart van de organisatie liggen
  • Data analytics moeten gelinkt worden met strategie, marketing en sales, en dit moet overlopen in de digitale strategie en prijsberekening
  • Incentives moeten gelinkt worden aan resultaten én KPI’s die de toekomstige prestatie aantonen

In dit artikel lichten we twee van deze principes verder toe. Wenst u graag meer te lezen, dan kan dat via de presentaties van deze gastsprekers, die u onderaan deze pagina terug vindt.

 

Innovatie moet een constante zijn

Wat bedoelen we juist met innovatie? We bedoelen hier iets volledigs nieuw mee, zoals bijvoorbeeld de lancering van een nieuw eventmodel, nieuwe diensten die aangeboden kunnen worden aan de bezoekers, … Het gaat dus niet om het aanpassen van bestaande modellen en diensten of het toevoegen van bijvoorbeeld een show segment, maar om een grondige vernieuwing.

Het “Future Meeting Space” project zet ontwikkelingen en opportuniteiten in de sector in de kijker en biedt ook aanbevelingen voor actie aan. De “Future Meeting Space” innovatie-alliantie is een samenwerking tussen de German Convention Bureau (GCB), de European Association of Event Centres (EVVC) en Fraunhofer IAO die het probleem van internationale competitie aanpakken. Hun doel is om trends in de sector te analyseren en te systematiseren en dit te gebruiken om de technische, organisatorische en ruimtelijke vereisten te ontwikkelen om succesvolle meetings te kunnen organiseren.

Globalisatie en hechte samenhangen tussen meetings en hun participanten maken interculturele vaardigheden alsmaar belangrijker. Dit wordt onderlijnd door het groeiende aantal internationale bezoekers op beurzen, congressen en events.

Across the board people have to come to the conclusion that you have got to change or die. The only way to get growth is through being a truly superior innovator.” Jim Kirkwood, Chief Science and Technology Officer, General Mills.

Nieuwe leveranciers in de markt creëren ook uitdagingen voor MICE bestemmingen. Ze zorgen voor een significante verhoging van de competitie door state-of-the-art infrastructuur aan te bieden (vb congrescentra, luchthavens, …) of veel lagere bijkomende kosten. Vervolgens veranderen de doelgroepen constant. De noden van onze participanten veranderen constant door triggers en veranderingen in de maatschappij in zijn geheel. Zo wordt het reizen van en naar events bijvoorbeeld alsmaar meer als een community georganiseerd. Technologische innovaties helpen organisatoren een antwoord te bieden op de nood aan meer gepersonaliseerde/aangepaste meetings  en om processen aan de venue zelf te vergemakkelijken, zoals bijvoorbeeld door het gebruik van cashless betalingssystemen.

Suntec Singapore investeerde in 2012 in een modernisatieprogramma. Ze wilden een flexibele, personaliseerbare en technologie-geactiveerde locatie uitbouwen om zo beter aan de noden van hun bezoekers te voldoen. Zo installeerden ze (een wand vol) digitale displays en bewijzeringen, digitaliseerden ze de keuken, zorgden ze voor flexibele en personaliseerbare ruimtes en zorgden ze voor gratis wifi voor al hun bezoekers. De investering was het waard: er werden veel kosten bespaard, er werden nieuwe evenementen aangetrokken, het gebouw werd meer benut en er was een verhoogde omzet.

 

Digitalisering en data analytics

Digitalisering en data analyse worden gezien als de toekomst voor succes. Zo kunnen digitale matchmaking tools een effectieve manier zijn om het proces van netwerking tussen participanten te vergemakkelijken. Voor het evenement, wordt iedereen uitgenodigd om hun voorkeursonderwerpen en interesses in te geven. De organisator kan deze informatie dan gebruiken om hen samen te brengen met andere deelnemers die dezelfde voorkeursstructuren delen. Netwerking zal in de toekomst meer en meer een digitale ondersteuning krijgen. Ook kunnen organisatoren virtuele alternatieve aanbieden aan potentiële bezoekers, die graag willen komen, maar omwille van tijdsgebrek of budgettaire redenen er niet kunnen bij zijn. Zij kunnen dan live deelnemen in een virtuele ruimte, als hologram of via video conferencing. Zo wordt de potentiële kring van deelnemers groter op een globale schaal. In deze context is het zeker niet onbelangrijk om een digitale vertaler in te schakelen, om zo taalbarrières te overbruggen en internationale samenwerking te bevorderen. Deze virtuele services zullen uiteraard nooit de persoonlijke face-to-face communicatie kunnen vervangen, maar ze bieden een mooie aanvulling. Het integreren van digitale elementen creëert een aangename mix van virtuele en real-life services.

Vervolgens zijn er ook de data analytics. Iedereen spreekt erover, maar niemand weet echt goed hoe het werkt. Het wordt echter gezien als een megatrend in de MICE sector en het is belangrijk dat we hiermee aan de slag gaan en inspelen hoe de meeting van morgen er zal uitzien.

Een gedeeltelijke aanpak zal niet voldoende zijn in data, digital en analytics. Bedrijven moeten werk maken van de ontwikkeling van een data en digitale strategie. Vervolgens moeten ze verschillende digitale tools ter beschikking stellen zodat een evenement verbeterd kan worden en er data verzameld kan worden. Ook moet er geïnvesteerd worden in het uitbouwen van analytics. Ten slotte moeten al deze data omgezet worden in zakelijke inzichten.

Organisatoren moeten ervoor zorgen dat hun data connecties veilig zijn en dat de data die door participanten aangeleverd wordt competent verwerkt wordt door een online data manager. Deze persoon is verantwoordelijk voor het organiseren en controleren van toegangen tot de persoonlijke data in het internet. Wanneer deelnemers van een evenement er vertrouwen in hebben dat hun ingegeven data veilig gesteld worden, zullen ze sneller bereid zijn om informatie met de organisator te delen.

Bekijk de volledige presentaties hier (na login via MyFebelux).

Lid worden van Febelux?

Een Febelux-lidmaatschap heeft tal van voordelen:

  • De mogelijkheid vacatures kenbaar te maken
  • Een groot en dynamisch netwerk
  • Extra visibiliteit binnen de sector
  • Gratis deelname aan eDay
  • Gratis deelname aan Live Com Academy’s
  • Ondersteuning en support
  • Toegangskaarten voor events van Febelux leden
  • Verspreiding van eigen nieuws via de Febelux kanalen
  • Vertegenwoordiging van de sector

Sponsors & Partners

Febelux

Portaalsite voor evenementen, beurzen, …

Contactgegevens

Belgiëplein 1
1020 Brussel
België

+32 (0) 484 05 66 88
+32 (0) 2 474 83 90
[email protected]
https://www.febelux.com